Мэдээллийн сан нь компьютер дээр тусгай зориулалтын программд оруулсан өгөгдлийн цуглуулга бөгөөд үүн рүү хандах, засварлах болон нэмэхэд хялбар байдлаар хийгдсэн байдаг. Мэдээллийн сан нь талбар (fields), бичилтүүд (records) болон файлаас (files) бүрддэг. Талбар гэдэг нь багана бүхий мэдээлэл бөгөөд бичилт нь нэг мөрөнд байгаа нийт мэдээллийг хэлдэг.
Талбар нь тоо, текстний аль алинаас нь бүрдэж болно. Мөн сүүлийн үед ашиглагдаж байгаа мэдээллийн сангийн программийн тусламжтайгаар фото зургыг ч нэг талбар болгон оруулах боломжтой. Талбарт мэдээллийг заавал оруулах (required), оруулахгүй хоосон орхиж болохуйц (optional) гэсэн 2 төрлөөр мэдээллийг бичиж оруулж болно.
Мэдээллийн сан нь мэдээлэл хайх, статистик мэдээ гаргаж авахад хялбар байдгаараа давуу талтай. Хувь хүн өөрийн гэсэн мэдээллийн сан нээж ашиглаж болохоос гадна дотоод сүлжээнд байгууллагын ажилчид дундаа ашиглах боломжтой. Мөн вэб хуудсан дээр байрлуулсан мэдээллийн сан руу ямар ч хүн хаанаас ч хандах боломжтой байдаг.
Мэдээллийн сан боловсруулдаг программууд нь MS Access, DB2, SQL, Oracle, Sybase зэрэг юм.
