Microsoft Excel 2000 Хичээл 16

Microsoft Excel 2000 Хичээл 16

Томоохон хүснэгтэн мэдээллийг ойлгомжтой, хэрэглэхэд хялбар болгож, өөрийн хэрэгтэй мэдээллийг хялбархан олох, ашиглах боломжийг өгөгдлийн сан олгодог.

Ажлын талбар дахь хүснэгтэн мэдээллийн мөрүүдийг бичлэг, багануудыг талбар, баганы гарчгийг талбарын нэр гэвэл уг хүснэгтэн мэдээллийг өгөгдлийн сан гэж ойлгож болно (Зураг 16.1). Гэхдээ хүснэгтэн мэдээлэл бүр нь өгөгдлийн сан болж чадахгүй.
Өгөгдлийн сан болж чадах хүснэгтэн мэдээллийг үүсгэхдээ:

Хичээл 16. Өгөгдлийн сантай ажиллах
Томоохон хүснэгтэн мэдээллийг ойлгомжтой, хэрэглэхэд хялбар болгож, өөрийн хэрэгтэй мэдээллийг хялбархан олох, ашиглах боломжийг өгөгдлийн сан олгодог.

Ажлын талбар дахь хүснэгтэн мэдээллийн мөрүүдийг бичлэг, багануудыг талбар, баганы гарчгийг талбарын нэр гэвэл уг хүснэгтэн мэдээллийг өгөгдлийн сан гэж ойлгож болно (Зураг 16.1). Гэхдээ хүснэгтэн мэдээлэл бүр нь өгөгдлийн сан болж чадахгүй.
Өгөгдлийн сан болж чадах хүснэгтэн мэдээллийг үүсгэхдээ:
– Нэг ажлын талбарт нэг агуулга бүхий нэг хүснэгтэн мэдээлэл байх нь тохиромжтой. Учир нь мэдээллийг эрэмбэлэх, шүүх зэрэгт будлиан гарч болно;

– Баганы гарчгуудыг хүснэгтийн эхний мөрөнд үүсгэнэ;
– Баганы гарчгийг бусад мөрүүдийн өгөгдлөөс ялгаатайгаар форматлах хэрэгтэй;
– Өгөгдөл оруулахдаа шаардлагагүй бол сул зайгаар эхлүүлэх хэрэггүй бөгөөд эрэмбэлэх, хайлт зэрэгт хийхэд сул зай нь төвөг учруулдаг;
– Боловсруулалт хийх хүснэгтэд нэгтгэгдсэн нүд байж болохгүй зэргийг анхаарах хэрэгтэй.

ex168

Зураг 16.1. Өгөгдлийн сан болж чадах хүснэгтэн мэдээлэл

16.1. Бичлэгийн өгөгдлүүдтэй ажиллах

Өгөгдлийн сангийн талбарын нэрийн мөр танигдсан тохиолдолд бичлэгүүдийг эрэмбэлэх, өгөгдөл хайх, бичлэг нэмэх буюу устгах болон мэдээлэлд боловсруулалт хийх боломжтой болно.
Талбарын нэрийн мөр

Microsoft Excel программ нь хүснэгтэн мэдээллийн 1 ба 2-р мөрийн харгалзах нүднүүдийн өгөгдлүүдийн төрлүүдийг харьцуулж, ялгаатай төрөл ядаж нэг олдвол эхний мөрийг талбарын нэрийн мөр гэж автоматаар таньдаг.

Бичлэг нэмэх, өөрчлөх, устгах

Өгөгдлийн сангийн бичлэгийн өгөгдлүүдэд хайлт хийх, бичлэг устгах, нэмэх, өөрчлөлт хийх, хийгдсэн өөрчлөлтийг буцаах зэрэг үйлдлүүдийг Data/Form командаар нээгдэх харилцах цонхны (Зураг 16.2) тусламжтайгаар гүйцэтгэх бололцоотой. Харилцах цонхны нэр нь идэвхтэй ажлын талбарын нэр байдаг. Data/Form командаар нээгдэх харилцах цонх нь дараах бүтэцтэй:

ex169

Зураг 16.2. Data/Form командаар нээгдэх харилцах цонх

0. Талбаруудын нэр;

1. Идэвхтэй бичлэгийн харгалзсан талбар дахь өгөгдлүүд;

2. Гүйгч товчлуурт чирэх даралтыг хийж, бичлэгийг (өөрөөр хэлбэл, 1-д) идэвхжүүлнэ. Хамгийн сүүлчийн бичлэг идэвхтэй байхад энэ товчлуурт нэг даралт хийхэд хоосон бичлэг гарах ба энд шинээр үүсгэх бичлэгийн өгөгдлүүдийг талбарын харгалзах нүднүүдэд оруулна.

3. Идэвхтэй байгаа бичлэгийн дугаар, нийт бичлэг. Тухайлбал, 1 of 7-Нийт 7 бичлэгийн 1-р бичлэг идэвхтэй байна гэсэн үг.
Энэ байрлалд 4-ийг дарсан тохиолдолд New record (шинэ бичлэг), 9-ийг дарсан тохиолдолд Criteria (шинжүүр) гэсэн үгнүүд байх бөгөөд энэ нь тухай горимд шилжсэнийг илэрхийлнэ.

4. Шинээр бичлэг үүсгэнэ. New товчлуур дээр дарж, 1-д шинэ бичлэгийн өгөгдлүүдийг оруулна.

5. Идэвхтэй байгаа бичлэгийг устгана. Delete товчлуур дээр дарахад "Идэвхтэй байгаа бичлэгийг дахин сэргээгдэх боломжгүйгээр устгах гэж байна (Displayed record will be permanently deleted)" гэсэн мэдээлэл бүхий цонх нээгдэнэ. Тухайн бичлэгийг устгах тохиолдолд ОК товчлуур дээр, эсрэг тохиолдолд Cancel товчлуур дээр дарна.

6. Идэвхтэй байгаа бичлэгийн өгөгдлүүдэд хийсэн өөрчлөлтийг буцаана.

7. Тодорхойлогдсон шинжүүрээр идэвхтэй байгаа бичлэгийн өмнөх бичлэгүүдэд хайлт хийнэ.

8. Тодорхойлогдсон шинжүүрээр идэвхтэй байгаа бичлэгийн дараагийн бичлэгүүдэд хайлт хийнэ.

9. Хайлт хийхдээ Criteria товчлуур дээр дарж, шинжүүрийг тодорхойлон бичээд хайлтыг 7 ба 8 товчлуур дээр дарж гүйцэтгэнэ (Бичлэгт хайлт хийх хэсгээс үз).

10. Харилцах цонхыг хаана.
Гарны товчлууруудын тусламжтайгаар Data/Form командаар нээгдэх харилцах цонхтой ажиллаж болно. Үүнд:

– Enter, товчлууруудыг дарах замаар дараагийн бичлэгт; товчлуурыг дарж өмнөх бичлэгт шилжинэ.
– Tab, Shift+Tab товчлууруудаар идэвхтэй бичлэгийн өгөгдлүүдийг өөрчлөх; харилцах цонхны бусад товчлууруудыг идэвхтэй болгож, сонгох боломжтой болно.
– Бичлэгийн өгөгдөлд өөрчлөлт хийсний дараа Esc товчлуурыг дарахад тухайн бичлэгт хийгдсэн бүх өөрчлөлт буцаагдана. Харин тухайн бичлэгт өөрчлөлт хийгдээгүй тохиолдолд Esc товчлуурыг дарвал харилцах цонх хаагдана.
– Home товчлуурыг дарахад бичлэгийн идэвхтэй (курсор байрласан) өгөгдлийн эхэнд; харин End товчлуурыг дарахад бичлэгийн идэвхтэй өгөгдлийн төгсгөлд курсорыг байрлуулна.
– Сонголтуудыг Alt товчлууртай хамт тухайн сонголтын нэрийн доогуураа зурагдсан үсгийг дарах замаар гүйцэтгэнэ. Тухайлбал, Find Next сонголтыг N+Alt товчлуур дээр дарж сонгоно.

Бичлэгт хайлт хийх

Хэрэглэгч хайлт хийх шинжүүрээ тодорхойлж, бичлэгүүдийн тухайн талбарт хайлтыг хийнэ. Шинжүүрийг хангасан бичлэг нь идэвхтэй бичлэг болох ба харилцах цонхны (Зураг 16.2) -д байрлагдана.
Шинжүүр нь тодорхой нэг текстэн ба тоон утга байж болохоос гадна дурын нэг тэмдэгтийг орлох ?, дурын хэдэн тэмдэгтүүдийг орлох * тэмдэгтүүдийг ашиглаж хайлтыг гүйцэтгэж болно. Мөн жиших операторуудыг ашиглаж шинжүүрийг тодорхойлж болно.

16.2. Бичлэгүүдийг эрэмбэх

Өгөгдлийн сангийн дурын талбар /багана/-ын өгөгдлүүдийн тодорхой шинжээр бичлэгүүд /мөрүүд/-ийг эрэмбэлж болно. Өөрөөр хэлбэл нэг талбарын тухайн шинжүүр бүхий эрэмбээр бичлэгүүдийн дарааллыг өөрчилж болно.

Жич: Цаашид талбарыг багана, бичлэгийг мөр гэе.
Дараах шинжээр эрэмбэлэгдэхийг үндсэн эрэмбэ гэнэ.
Өсөх үндсэн эрэмбэ нь:

– Тоон өгөгдлүүдийг хамгийн бага сөрөг тооноос хамгийн их эерэг тоо гэсэн дарааллаар эрэмбэлнэ;
– Текст буюу цифрээс бүрдэх текстэн өгөгдлүүдийг дараах дарааллаар эрэмбэлнэ;
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' (сул зай) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ \ ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C E Ү G H I J K L M N O P Q R S T U Ү W X Y Z

– Логих утгуудыг FALSE, TRUE гэсэн дараалалтай эрэмбэлнэ;
– Алдааны утгуудыг эрэмбэлэхгүй, хоосон нүд бүхий мөрүүдийн өмнө байрлана;
– Хоосон нүдтэй мөрүүд нь өгөгдөлтэй нүдтэй мөрүүдийн дараа байрлана.

Хоосон нүд бүхий мөрөөс бусад тохиолдол эсрэгээр эрэмбэлэгдэхийг буурах үндсэн эрэмбэ гэнэ. Хоосон нүднүүд нь өсөх болон буурах үндсэн эрэмбийн аль ч тохиолдолд өгөгдөлтэй нүд бүхий мөрүүдийн дараа байрлана.

Үндсэн эрэмбээс гадна сар, гариг гэх мэт хэрэглэгчийн үүсгэсэн эрэмбүүдээр эрэмбэлж болно.

Нэг баганы өгөгдлөөр үндсэн эрэмбийг гүйцэтгэх

1. Эрэмбэ хийх баганы аль нэг нүдийг идэвхтэй болгоно.
2. Өсөх эрэмбийг Standard бүлгийн (Sort Ascending), буурах эрэмбийг (Sort Descending) командын хэрэглүүр дээр дарна.

Хэд хэдэн баганы өгөгдлөөр үндсэн эрэмбийг гүйцэтгэх

1. Эрэмбэ хийх багануудын аль нэг нүдийг идэвхтэй болгоно.
2. Data/Sort командыг сонгоно.
3. Нээгдэх Sort харилцах цонхны Sort by бүлгээс эрэмбэлэх эхний баганы нэр буюу гарчгийг нээгч товчлуураар нээгдэх жагсаалтаас сонгоно.
Then by бүлгүүдийн жагсаалтаас өмнөх эрэмбийг хийгдсний дараах эрэмбийг хийх багануудын нэр буюу гарчгийг сонгоно. Бүлэг бүрдээ өсөх эрэмбээр бол Ascending, буурах эрэмбээр бол Descending сонголтыг хийнэ.
4. Эрэмбэлэх мэдээллийн баганууд гарчигтай тохиолдолд My List Has бүлгийн Hearder row товчлуурыг сонгох ба Sort by, Then by бүлгүүдийн жагсаалтаас эрэмбэлэх баганы гарчгийг сонгоно. Баганууд гарчиггүй тохиолдолд My List Has бүлгийн No Hearder гоw товчлуурыг сонгох ба Sort by, Then by бүлгүүдийн жагсаалтаас эрэмбэлэх баганы нэрийг сонгоно.
5. Шаардлагатай бол эрэмбийн төрөл хэлбэрийг Options товчлуураар нээгдэх Sort Options харилцах цонхноос өөрчилнө (Эрэмбэлэх төрөл, хэлбэр сэдвийг үз).
6. ОК товчлуур дээр дарна.

Мөрүүдийн өгөгдлөөр үндсэн эрэмбийг гүйцэтгэх

1. Эрэмбэлэх мэдээллийн дурын нэг нүдийг идэвхжүүлнэ.
2. Data/Sort командыг сонгоно.
3. Нээгдэх Sort харилцах цонхны Options товчлуур дээр дарна.
4. Нээгдэх Sort Options харилцах цонхны (Зураг 16.4) Orientation бүлгээс Sort Left to right сонголтыг идэвхжүүлнэ.
5. Sort Options харилцах цонхны ОК товчлуур дээр дарна.
6. Sort харилцах цонхны Sort by, Then by бүлгүүдийн жагсаалтаас эрэмбэлэх мөрүүдийг сонгоно. Бүлэг бүрдээ өсөх эрэмбээр бол Ascending, буурах эрэмбээр бол Descending товчлуурыг сонгоно.
7. ОК товчлуур дээр дарна.

Эрэмбийн төрөл хэлбэр

Data/Sort командаар нээгдэх Sort харилцах цонхны Options товчлуураар Sort Options харилцах цонх нээгдэх ба энэ харилцах цонхноос эрэмбийн төрөл, хэлбэрийг өөрчилнө (Зураг 16.6).

ex174
Зураг 16.4. Sort Options харилцах цонх

1. Эрэмбийн жагсаалт буюу төрөл. Үндсэн шинжээр эрэмбэлэх тохиолдолд энэ жагсаалтаас Normal гэдгийг сонгох ба бусад эрэмбүүдийн эхний гишүүд жагсаалтад нэг мөрийг эзлэн оршино.
2. Case sensitiүe товчлуурыг сонгосон үед том, жижиг үсгийг ялгана. Тухайлбал, гаригуудаар үүсгэсэн хэрэглэгчийн эрэмбээр Case sensitiүe сонголттой үед эрэмбэлье. Эрэмбэлэх мэдээлэлд Даваа, даваа гэсэн 2 өгөгдөл байсан гэвэл Даваа гэсэн өгөгдөл эрэмбэлэгдэж, харин даваа гэсэн өгөгдөл эрэмбэлэгдэхгүй. Эсрэг тохиолдолд дээрх 2 өгөгдөл эрэмбэлэгдэж, дараалан байрлана.
3. Эрэмбийг баганы дагуу (бичлэгүүдийг эрэмбэлнэ) гүйцэтгэнэ.
4. Эрэмбийг мөрийн дагуу (талбаруудыг эрэмбэлнэ) гүйцэтгэнэ.
3 ба 4 нь эрэмбийн хэлбэрийг тодорхойлно.
16.3. Мэдээллийг шүүх

Томоохон хүснэгтэн мэдээллээс тодорхой шинжээр ялган, өөрт хэрэгтэй мэдээллийг шүүж, түүнд боловсруулалт хийх өргөн боломжтой.
АutoFilter функцийг ашиглаж, мэдээллийг шүүх

1. Шүүлтүүр тавих хүснэгтэн мэдээллийн дурын нүдийг идэвхжүүлнэ.
2. Data/Filter/AutoFilter командыг сонгоно.
3. Хүснэгтэн мэдээллийн эхний мөрний нүд бүрд сум байрлагдана. Аль ч баганы сумаар нээгдэх жагсаалт нь (All), (Top 10), (Custom), (Blanks), (NonBlanks) сонголт болон тухайн баганы ялгаатай өгөгдлүүдээс бүрдэнэ. Жагсаалтаас тодорхой нэг өгөгдлийг сонгосон тохиолдолд уг өгөгдөлтэй тэнцүү өгөгдөл бүхий мөрүүд шүүгдэнэ. Сонголтуудын хувьд тухайн нөхцлийг хангасан өгөгдлүүд бүхий мөрүүд шүүгдэнэ.
4. OK товчлуур дээр дарна.

Жагсаалтын сонголтууд:

– (All) – Жагсаалтаас шүүлт хийсний дараа буцааж бүх өгөгдлийг дэлгэцэнд гаргах тохиолдолд энэ сонголтыг хийнэ.
– (Top 10) – Энэ сонголтыг тоон өгөгдөлтэй баганад хийх ба Top 10 AutoFilter харилцах цонх (Зураг
16.6) нээгдэнэ. Үүнд:

ex175
Зураг 16.7. Custom AutoFilter харилцах цонх

1. Хамгийн их утгуудыг шүүхдээ Тор, хамгийн бага утгуудыг шүүхдээ Bottom гэдгийг сонгоно.
2. Шүүх утгуудын тоо /хувь/
3. Шүүх утгуудыг тоогоор илэрхийлэх тохиолдолд Items, хувиар илэрхийлэх тохиолдолд Percent гэдгийг сонгоно.
Тухайлбал 1-ээс Bottom-ыг, 2-д 30 гэсэн тоог оруулаад, 3-аас Percent гэдгийг сонгосон гэе. Энэ нь хамгийн бага утгуудаас нийт утгуудын 30 хүртэлх хувийг, хэрэв 3-аас Items гэдгийг сонгосон бол хамгийн бага 30 хүртэлх тооны өгөгдлийг шүүнэ.

– (Custom) – Энэ сонголтоор нээгдэх Custom AutoFilter харилцах цонхонд (Зураг 16.7) тодорхойлогдсон нөхцлийг хангасан өгөгдлүүдийг шүүнэ.

1. Эдгээр товчлууруудаар нээгдэх жагсаалтаас нөхцлийн оператор буюу шинжээ сонгоно. Зөвхөн нэг нөхцөлтэй тохиолдолд 2 дахь жагсаалтаас хамгийн эхнийхийг буюу хоосон зайг сонгоно.
Жишилтийн оператор буюу шинжүүдийн жагсаалт:
– equals – дараах өгөгдөлтэй тэнцүү бол;
– does not egual – дараах өгөгдөлтэй тэнцүү биш бол;
– is qeater than – дараах өгөгдлөөс их бол;
– is qeater than or equal to – дараах өгөгдлөөс их буюу тэнцүү бол;
– is less than – дараах өгөгдлөөс бага бол;
– is less than or equal to – бага буюу тэнцүү бол;
– begins with – дараах тэмдэгтээр эхэлсэн бол;
– does not begin with – дараах тэмдэгтээр эхлээгүй бол;
– ends with – дараах тэмдэгтээр төгссөн бол;
– does not end with – дараах тэмдэгтээр төгсөөгүй бол;
– contains – дараах өгөгдөлтэй бол;
– does not contain – дараах өгөгдөлгүй бол.
2. Эдгээрт нөхцлийн утгуудыг тодорхойлно. Утгууд нь нээгч товчлуураар нээгдэх тухайн баганы өгөгдлүүдийн жагсаалтын элемент байж болохоос гадна тоон, текстэн утга байж болно. Мөн Wildcards тэмдэгтүүдийг ашиглаж болно.
3. I ба II нөхцлийг холбох оператор. And-ийг сонговол I ба II нөхцлийг зэрэг хангасан өгөгдөл шүүгдэнэ. Or-ыг сонговол I ба II нөхцлийн аль нэгийг нь хангасан өгөгдөл шүүгдэнэ.
– (Blanks) – Багана дахь хоосон нүднүүд шүүгдэнэ.
– (NonBlanks) – Багана дахь хоосон биш нүднүүд шүүгдэнэ.

ex176

Шүүгдсэн өгөгдөл бүхий мөрүүдийн дугаар, шүүлт хийгдсэн баганы шүүлтийн сум цэнхэр өнгөөр дүрслэгдэнэ. Нэг баганаар хийсэн шүүлтээс өөр нэг баганаар нь дахин шүүлт хийж болно. Ийм замаар давхар шүүлтийг 3-4 удаа хийж болно.

ex177
Зураг 16.8. Шүүлт хийгдсэн байдал

Дадлага, дасгал №16. Өгөгдлийн сантай ажиллах

Жишээ 16.1.1.

Зураг 16.1-ийн хүснэгтэн мэдээллийн 1 ба 2-р мөрийг төрлөөр нь харьцуулахад В1 ба В2; Е1 ба Е2 нүднүүдийн өгөгдлүүдийн төрөл өөр байгаа тул Microsoft Excel программ автоматаар 1-р мөрийг талбарын нэрийн мөр гэж танина.

Талбарын нэрийн мөр танигдаагүй тохиолдолд боловсруулалт хийхэд "Microsoft Excel cannot determine which row in your list or selection contains column labels, (Microsoft Excel программ нь хүснэгтэн мэдээллийн талбарын нэрийн мөрийг тодорхойлж чадахгүй байна)…" гэсэн анхааруулсан мэдээллийн цонх нээгдэнэ. Уг харилцах цонхноос ОК товчлуур дээр дарвал эхний мөрийг талбарын нэрийн мөр болгон танина.

Жишээ 16.1.2.

Зураг 16.1-ийн бичлэгүүдэд Нэр талбарт сүх гэсэн үетэй, Нас талбар 24 гэсэн утгаас ялгаатай бичлэгийг хайя.

1. Хүснэгтэн мэдээллийн (Зураг 16.1) дурын нүдийг идэвхжүүлнэ.
2. Data/Form командыг сонгоно.
3. Нээгдэх харилцах цонхны Criteria товчлуур дээр дарна.
Criteria товчлуур дээр дарснаар харилцах цонхонд дараах өөрчлөлт орно.

Үүнд:
1-Шинжүүрийг тодорхойлох горимд шилжсэнийг илэрхийлнэ.
2-Тодорхойлогдсон шинжүүрийг арилгана.
3-Шинжүүрийг тодорхойлох горимоос гарна.

4. Шинжүүрээ дараах байдлаар тодорхойлно.
Нэр талбарт нь сүх гэсэн үе /энэ үеийн өмнө буюу хойно нь дурын тэмдэгт хэд ч байж болно/ орсон элементтэй ба Нас талбар нь 24 гэсэн утгаас ялгаатай байх тийм бичлэгүүдийг хайна (Зураг 16.3).
5. Дараагийн бичлэгүүдэд хайх бол Find Next, өмнөх бичлэгүүдэд хайх бол Find Preү товчлууруудыг дарна. Дээр тодорхойлсон 2 нөхцөлийг зэрэг хангасан бичлэгүүд хайлтаар харилцах цонхонд байрлагдана.
Жишээ 16.3-ын тухайд 4, 6-р бичлэгүүд энхний шинжүүрийгхангаж байгаа хэдий ч 4-р бичлэг нь шинжүүрийн 2 дахь нөхцлийг хангахгүй байна.

ex178
Зураг 16.3. Data/Form командаар нээгдсэн харилцах цонх шинжүүрийг тодорхойлох горимд шилжсэн нь

Дасгал 16.1.

Эрэгтэй гэсэн шинжүүрээр хайлтыг Хүйс талбарт хийнэ ү (Зураг 16.1).

Жишээ 16.2.

Зураг 16.1-ийн хүснэгтэн мэдээллийн Төрсөн гариг талбарыг гаригийн дарааллаар буурах, энэ дотроо Нас талбарыг өсөх эрэмбээр эрэмбэлье.
Хэрэглэгчийн буюу гаригийн эрэмбийг эхлээд үүсгэх ёстой.

Үүнд:
1. Tools/Options командыг сонгоно.
2. Нээгдэх харилцах цонхны Custom Lists хэсгийн Custom Lists талбарын New List сонголтыг хийнэ.
3. List Entries талбарт дарааллаар нь долоо гариг бүрийг оруулж, тухай бүрд Enter товчлуур дээр дарна (Кирилл үсгийг танихгүйн улмаас өөр тэмдэгтүүд гарч болно).
4. Add товчлуур дээр дарна. OK товчлуур дээр дарна.

Хүснэгтэн мэдээллийг эрэмбэлье.

1. Төрсөн гариг талбарын дурын нүдийг идэвхтэй болгоно.
2. Data/Sort командаар нээгдэх харилцах цонхны Options товчлуур дээр дарна.
3. Нээгдэх Sort Options харилцах цонхны First key sort order талбарын нээгч товчлуураар нээгдэх жагсаалтаас гаригууд бүхий мөрийг сонгоно.
4. OK товчлуур дээр дарна.
5. Эхлээд буурах дарааллаар эрэмбэлэх тул Sort by бүлгийн Descending сонголтыг хийнэ.
6. Then by бүлгийн нээгч товчлуураар нээгдэх жагсаалтаас хамгийн сүүлийн талбар буюу Нас талбарыг сонгоно. Өсөх дарааллаар эрэмбэлэх тул Ascending товчлуурыг сонгоно.
7. OK товчлуур дээр дарна (Зураг 16.5).

ex168

Зураг 16.5. Төрсөн гариг, Нас талбарууд нь буурах ба өсөх эрэмбээр эрэмбэлэгдсэн нь

Дасгал 16.2.

Зураг 16.5-ын хүснэгтэн мэдээллийн Нас талбарыг командын хэрэглүүрийг ашиглаж өсөх дарааллаар эрэмбэлнэ ү.

Жишээ 16.3.1.

Зураг 16.5-ын хүснэгтэн мэдээлэлд AutoFilter функцийг хэрэглэе.
Төрсөн гариг баганы шүүлтийн сумаар нээгдэх жагсаалтаас (Custom) гэдгийг сонгож, Custom Filter харилцах цонхонд (Зураг 16.7) дараах нөхцлүүдийг тодорхойлъё.

I нөхцлийн 1-д ends with; 2-д а /Кирилл а/
II нөхцлийн 1-д equals; 2-д ????? гэж тодорхойлон 3-аас And гэдгийг сонгоё.
Өөрөөр хэлбэл,

I нөхцөл: а-гаар төгссөн
II нөхцөл: 5 үсэгтэй гэсэн 2 нөхцлийг зэрэг хангаж байгаа өгөгдлүүдийг шүүж, Зураг 16.8-д үзүүллээ.

Жишээ 16.5-д Нас баганад 20-иас бага буюу тэнцүү гэсэн нөхцөлтэйгээр давхар шүүлтийг хийе. Нөхцөл дараах байдалтайгаар тодорхойлогдоно.
I нөхцөл: 1-is less than or equal to; 2-д 20.
Шүүлтэнд 2 ба 8-р мөр үлдэнэ.

Нэг баганад олон нөхцөлтэйгээр шүүлт хийх

Хүснэгтэн мэдээллийн нэг баганад AutoFilter функцийн Custom сонголтоор 2 хүртэлх нөхцлийг тавьж, шүүлтийг гүйцэтгэж болдог. Үүнээс арай өөр, дэд /нөхцлийн/ хүснэгтийн тусламжтайгаар 3 буюу түүнээс дээш нөхцлийг нэг баганад тавьж, шүүлтийг гүйцэтгэж болно.
Үүнд:

1. Дэд хүснэгтийг үүсгэх
Баганы гарчиг: Баганы гарчгийн мөрөнд үндсэн хүснэгтэн мэдээллийн шүүлдт тавих баганы гарчгуудыг оруулна. Түүнчлэн үндсэн баганы гарчгууд бүгдээрээ; зарим нь; үндсэн хүснэгтэн мэдээллийн баганы гарчгаас ялгаатай гарчиг; хоосон нүд зэрэг нь байж болно.
Дэд хүснэгтийн байрлал: Үндсэн хүснэгтээс хоосон нүднүүдээр тусгаарлагдаж чадах дурын байрлалд байрлана.
Дэд хүснэгт дэх өгөгдлүүд: Баганы өгөгдлүүд нь нөхцлийн өгөгдлүүд болно. Дэд хүснэгт дэх үндсэн хүснэгтэн мэдээллийн баганы гарчгийн доор тухайн баганад тавих нөхцлийн өгөгдлийг оруулна. Эдгээр өгөгдлүүд нь тоон утга болон томъёо оруулах тохиолдолд тэнцүүгийн тэмдэг /=/-ээр эхлүүлнэ. Текстэн утгыг шууд оруулна.
2. Үндсэн хүснэгтэн мэдээллийн дурын нүдийг идэвхтэй болгоно.
3. Data/Filter/Adүanced Filter командыг сонгоно.
4. Нээгдэх Adүanced Filter харилцах цонх (Зураг 16.9-ийн харилцах цонх)-оос сонголтыг хийнэ.

Үүнд:
– Action бүлэг: нөхцөл хангаагүй өгөгдөл бүхий мөрийг нууцлан, шүүлтийг яг тухайн байрлалд байрлуулах тохиолдолд Action бүлгээс Filter the list, in place, шүүгдсэн мөрүүдийг өөр мужид байрлуулах тохиолдолд Copy to another location сонголтыг тус тус хийнэ. Хэрэв үндсэн хүснэгтэн мэдээллээс шүүгдсэн мөрүүдийг өөр ажлын талбарт байрлуулах бол байрлуулах ажлын талбарыг идэвхтэй үед Adүanced Filter командыг сонгоно (Зураг 16.9).
– List range талбар: Шүүлт хийгдэх муж буюу үндсэн мэдээллийн хүснэгтийг тодорхойлно.
– Criteria range талбар: Шүүлтийн нөхцлийн буюу дэд хүснэгтийг тодорхойлно.
– Copy to талбар: Шүүгдсэн мөрүүдийг байрлуулах мужийн зүүн дээд талын нүдийг тодорхойлно. Action бүлгээс Copy to another location сонголтыг хийхэд Copy to талбар идэвхтэй болно.
– Unique records only хяналтын товчлуур: Энэ товчлуурыг идэвхжүүлсэн тохиолдолд тэнцүү мөрүүдийн зөвхөн нэг нь шүүлтэнд үлдэнэ.
5. ОК товчлуур дээр дарна. Action бүлгээс Filter the list, in place сонголтыг хийсэн тохиолдолд AutoFilter шүүлтийн адил шүүгдээгүй мөрүүд нь нууцлагдан, шүүгдсэн мөрүүдийн дугаар цэнхэр өнгөтэй болно. Харин Copy to another location сонголтыг хийсэн тохиолдолд Copy to: талбарт тодорхойлогдсон хаягнаас эхлэн шүүгдсэн мөрүүд байрлана.

Жишээ 16.3.2.

Зураг 16.5-ын хүснэгтэн мэдээлэлд Adүanced Filter функцийг дараах байдлаар хэрэглэе.
1. Дэд хүснэгтийг үүсгэе.

Үүнд:
– Үндсэн хүснэгтийн дээр 4 хоосон мөрийг оруулна.
– Үндсэн хүснэгтийн гарчгийн мөрийг хуулан 1-р мөрөнд байрлуулна.
– 2-3-р мөрийн харгалзах нүднүүдэд нөхцлийн өгөгдлүүдийг оруулна (Зураг 16.10-ын дэд хүснэгтийн А2, С3, Е3 дахь өгөгдлүүд; E3-д =20 гэж оруулна).Өөрөөр хэлбэл, дараах нөхцлүүд тодорхойлогдоно.

I нөхцөл: Нэр баганад тодорхойлогдсон Ганчимэг өгөгдөлтэй бүх мөрүүд
II нөхцөл: А. Төрсөн гариг баганад тодорхойлогдсон Бямба өгөгдөлтэй мөрүүд
II нөхцөл: Б. Нас баганад 20 өгөгдөлтэй мөрүүд
I ба II нөхцөл нь өөр мөрнүүдэд тодорхойлогдсон тул Or оператороор холбогдсон гэж үзнэ. Иймд I ба II нөхцлүүүдийн аль нэгийг хангасан мөрүүдийг шүүнэ.
IIA, IIБ нөхцлүүд нэг мөрөнд тодорхойлогдсон тул And оператороор холбогдож гэж үзэх ба IIA, IIБ нөхцлүүдийг зэрэг хангасан мөрүүд шүүгдэнэ.
2. Шүүгдэх мэдээллийг өөр ажлын талбар Sheet1-д байрлуулъя. Үүний тулд тухайн ажлын талбарыг идэвхжүүлнэ.

ex179
Зураг 16.9. Мэдээллийг шүүхэд хийгдсэн сонголтууд

3. Data/Filter/Adүanced Filter командыг сонгоно.
4. Adүanced Filter харилцах цонхоос сонголтыг хийнэ (Зураг 16.9-ийн Adүanced Filter харилцах цонх).
Харилцах цонхны талбаруудад мужуудыг тодорхойлохдоо тухайн мөрөнд нэг даралт хийн, курсорыг байрлуулаад, хулганы заагуурыг ажлын талбарын тухайн мужид шилжүүлэн, хүрээлнэ. Хүрээлэгдсэн муж харилцах цонхны тухайн талбарт тодорхойлогдоно. Эсвэл харилцах цонхны талбаруудад мужуудын хаягийг гарнаас шууд бичиж тодорхойлж болно.
5. Мужуудыг тодорхойлоод, ОК товчлуур дээр дарна (Зураг 16.10-ын Sheet1 ажлын талбар).

Шүүлтүүдийг арилгах

AutoFilter функцийг ашиглаж тавьсан шүүлтийг Data/Filter/AutoFilter командыг дахин сонгох замаар арилгана.
Adүanced Filter функцийг ашиглаж, шүүлтэнд ороогүй мөрүүдийг нууцалж, шүүгдсэн мөрүүдийг байранд нь дүрсэлсэн шүүлтийг Data/Filter/Show All командаар арилгана.

ex180
Зураг 16.10. Шүүлт хийхийн өмнөх ба дараах байдал

Дасгал 16.3.

Жишээ 16.3.2-оор хийгдсэн шүүлтүүдийг арилгаж, өөр нөхцлүүдээр шүүлт хийнэ ү.

{mos_fb_discuss:22}
Date: July 4th, 2007 | Categories: Microsoft Office | By: | Comments: 5

5 Responses to Microsoft Excel 2000 Хичээл 16

    bayalag

    ene medeelliig chin hicheel deeree ashiglah gesen yumaa. tatj avah geheer bolohgui yum, yaaj avah ve?

    Anonymous

    zurgiig ni gargad ogooche oilgohgui bna shdee

    Anonymous

    ih setgel hudlluu s.hn blaa
    towch bogood todorhoi bichij bolohuu ain

    өшөө жаахан дэлэгрэнгүй болгож өгөөч excel data

    uka

    joohon delgerengv bwal zvgeer bn

Leave a Reply

Name:

Email:

Website:

Message:*